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社區召開區分所有權人會議流程：推選召集人、提前通知（至少10日）與議程、簽到與開會（確認人數與權重）、討論事項與表決（重大決議需達特定門檻）、製作紀錄（主席簽名）並在15日送達公告、保存文件（簽名簿、委託書）等步驟。
※核心依法定程序召開，並妥善記錄決議，確保社區重大決策的合法性。

 
會議作業程序

一、推選召集人：由2人以上推選，公告10日後生效。

二、準備會議通知

• 時間：開會前10日以書面方式通知。
• 內容：載明開會時間、地點、議程等。
• 討論事項：住戶會議前預先提案不得以臨時動議提出。
• 附件：附上委託書、意見表等。
• 注意：管理委員選任事項不得以臨時動議提出。

三、召開會議

• 簽到：確認出席人數及區分所有權比例。
• 代理出席：可委託配偶、直系血親、其他區分所有權人或承租人。
• 成會與決議：需符合《公寓大廈管理條例》的出席及同意門檻 (例如重大決議需2/3出席且同意1/2以上)。
• 流會：若人數不足，可依同一議案重新召集 (二次會)，有不同於首次會議的出席與決議條件。

四、製作會議紀錄

• 內容：記錄開會經過、決議事項。
• 簽署：由主席簽名。
• 送達公告：會後15日內送達各區分所有權人並公告。
• 保存：與出席簽名簿、委託書一併保存。
• 後續程序
• 申請備查：決議成立後，備齊文件向主管機關報備(參考第四項)。
• 利害關係人閱覽：利害關係人可請求閱覽相關文件。 
• 重要決議門檻舉例 (需符合人數與所有權比例雙重標準)
• 一般決議：出席區分所有權人三人並五分之一以上及其區分所有權比例合計五分之一以上出席，以出席人數過半數及其區分所有權比例占出席人數區分所有權合計過半數同意。
• 重大決議（如規約制定、重大修繕等）：區分所有權人三分之二以上及其區分所有權比例合計三分之二以上出席，以出席人數四分之三以上及其區分所有權比例占出席人數區分所有權四分之三以上同意。 

四、會議資料準備：

• 公寓大廈管理組織申請報備書：填載社區基本資料、申請人（主委/管理負責人）資料。
• 申請報備檢查表：確認所有文件是否備齊與正確性。
• 區分所有權人名冊：載明所有區分所有權人資料、專有部分面積與比例，與使用執照戶數、面積相符。
• 區分所有權人會議紀錄：含會議日期、地點、主席簽名，並詳載出席人數、比例及決議事項。
• 區分所有權人會議出席人員名冊（簽到簿）：證明出席人員是否符合法定開會及決議門檻。
• 建物使用執照影本：註記「與正本相符」並蓋章。
• 管理組織報備證明（如變更主委需備）。
• 主任委員/管理負責人身分證影本。